Como escrever um bom e-mail, em 6 passos
Publicado por Prof. André
Você anda com problemas ao escrever e-mails no trabalho ou para a família? Aqui estão 6 passos que vão ajudar na hora de mandar aquela mensagem importante, sem ser mal entendido.
1. Escreva e-mails curtos
Deixe seu e-mail tão curto quanto for possível. Escrever um e-mail longo é o caminho pra que duas coisas aconteçam:
- Você nunca receba uma resposta pois…
- seu e-mail nunca será lido.
A rapidez com que digitamos faz com que seja fácil demais escrever uma longa e cansativa mensagem para outra pessoa. Se você tivesse que escrever e-mails à mão, seria muito mais suscinto. Reduza seu e-mail para o que for essencial. Claro, isso é mais difícil do que você pensa; uma vez Abraham Lincoln disse:
Eu não tive tempo para escrever uma carta mais curta, ao invés disso eu escrevi uma longa.
2. Limite o e-mail a apenas um assunto
Nunca escreva um e-mail que fale sobre vários assuntos. Se você quer uma resposta, você tem que fazer com que essa seja uma tarefa fácil para a outra pessoa — a melhor maneira de fazer isso é não sobrecarregá-la com um monte de coisas.
Se você tiver vários assuntos não relacionados para falar, a melhor maneira é enviar vários e-mails separados.
3. Escreva e-mails claros
É muito fácil de interpretar e-mails do jeito errado. Por isso, tenha certeza de que seu e-mail é tão claro, direto e fácil de entender quanto possível. Isso significa evitar abreviações, tomar cuidado com a gramática, entre outros. Isso pode parecer chato, mas tomar cuidado com esses detalhes pode fazer grande diferença (ainda mais se você estiver escrevendo para seu chefe!).
A parte mais difícil é ter certeza de que você está explicando exatamente o que você pensa. É muito fácil esquecer de que o conhecimento que você tem não é o mesmo que a outra pessoa tem. Antes de escrever o e-mail, coloque-se no lugar do outro — pense sobre a melhor forma de explicar aquilo para alguém que não está tão familiarizado com aquele assunto quanto você.
Quando responder um e-mail, mantenha o texto original ao qual você está respondendo, isso ajuda a tornar as coisas claras.
4. Informe exatamente o que você quer
Se você quer que algo seja feito, peça. Termine cada e-mail como se fosse o item de uma lista que você precisa. Não force a outra pessoa a ficar procurando no meio dos seus parágrafos sobre as coisas que ela deve fazer. Um exemplo, você escreve o e-mail, e no final diz:
Resumindo, eu preciso disso:
- Arrume as gavetas do escritório
- Ligue para o serviço de limpeza
5. Escreva o assunto depois de terminar o e-mail
O assunto costuma ser uma parte negligenciada nos e-mails. Geralmente é a primeira coisa que você escreve, antes mesmo de você saber exatamente sobre o que falará a mensagem. É por isso que geralmente os assuntos são vagos ou inúteis, como “Oi” ou “Bom dia!”.
Escreva a mensagem para saber exatamente do que se trata, só então volte lá em cima e escreva o assunto do e-mail.
6. O(s) destinatário(s) é a última coisa que você deve escrever
Ao esperar até o último momento para escrever o destinatário você se previne do embaraço de enviar um e-mail pela metade ou de falar coisas que não deve para pessoas que não deve. Isso é importante especialmente quando há algum tipo de reclamação no corpo da sua mensagem.
Exemplo de e-mail mal escrito:
Assunto: Ei!
Lembra daquilo que falamos outro dia? Eu preciso saber mais coisas pra fazer aquilo, o que você acha do novo lugar?
Esse é um e-mail terrível. O assunto não dá indicação sobre o que está escrito. A mensagem assume que a outra pessoa lembra o que foi conversado anteriormente, combina dois tópicos diferentes e ainda termina com uma pergunta mal feita.
Vamos ver uma forma de melhorar essa mensagem, tornando-a clara, precisa e informativa.
Assunto: Re: Novo local para o seminário – sobre o que falamos ontem sobre a mudança do lugar para o seminário de 30 de agosto.
Você poderia dizer-me, por favor:
- O nome e o endereço do novo local
- Você acha que o espaço é adequado para 500 pessoas?
Esse está muito melhor. O assunto lembra a outra pessoa sobre o que foi falado e a mensagem diz exatamente o que precisa, de forma clara e direta.
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24 dezembro de 2008 as 16:40
Mais uma vez, André, excelentes dicas. Muitas delas servem, inclusive, para outros textos que escrevemos no dia-a-dia. Às vezes ficamos preocupados demais com nossos próprios pensamentos e esquecemos de pensar em quem vai ler o texto, que no final das contas é o mais importante.
Aproveitemos a data para pensar um pouco mais no próximo. Feliz Natal para você e para os seus.
Abraço,
Pablo
http://cadeorevisor.wordpress.com
5 janeiro de 2009 as 17:36
É verdade Pablo. Obrigado pela contribuição e, já que estou atrasado para desejar boas festas, espero que elas tenham sido ótimas para você e sua família!
Abraço!
15 abril de 2010 as 17:12
Prezado, boa tarde!
Gostaria de divergir sobre a resposta dada ao “Exemplo de e-mail mal escrito”.
Talvez no lugar da resposta utilizada, poderia ser utilizado o seguinte:
Assunto: Seminário – Mudança de local.
Mensagem:
Prezado João, gostaria da sua opinião sobre o novo local do evento.
A capacidade e a localização são assecíveis?
Atenciosamente,
(Nome do remetente e demais dados pertinentes)
20 abril de 2010 as 10:56
Parabéns, suas dicas foram de grande ajuda.
Obrigada.
4 maio de 2010 as 19:31
Eu adorei as dicas…Tens dicas de como escrever cartas?
obrigada *-*
26 maio de 2010 as 14:44
Preciso fazer um seminário sobre comunicação empresarial e não encontro informações de como escrever um fax comercial. Quais informações voçe tem? desde de já obrigada
1 julho de 2010 as 9:40
Olá Pablo….
Agradeço pelas dicas,foi de grande ajuda.
Um abraço
2 julho de 2010 as 18:27
Oi boa noite, gostei das dicas de como mandar emai. Mas! se me mandarem exemplos de como iniciar um email eu agradeço.
29 julho de 2010 as 19:42
Excelentes dicas. A parte mais chata de receber e-mails sem noção alguma, é de as pessoas não saberem usar alguns recursos de seu provedor de e-mails, por exemplo o Cco. É triste abrir um e-mail e ver uma centena de endereços antes da mensagem propriamente dita.
Abraço!
28 setembro de 2010 as 10:19
Gostei dos 6 passos de como escrever um e-mail.
Obrigada,
Cristiane
8 outubro de 2010 as 15:27
adorei as explicaçoes.
8 outubro de 2010 as 15:30
eu odeio receber e-mail grande e sem naçao obrigado pelas dicas.
25 dezembro de 2010 as 22:21
Prof. André,
Esse tipo de orientação é grande valia. Reconhecidamente, a maioria da população tem insegurança quando da elaboração de um texto. A falta de uma boa base na formação escolar atinge a maioria. Parabéns por preencher essa lacuna na vida de muitos, inclusive à minha.
7 janeiro de 2011 as 15:44
Preciso direcionar um e-mail para uma empresa aos cuidados de uma pessoa .
Como e onde eu escrevo
9 fevereiro de 2011 as 14:54
Olá,
gostaria de saber se para receber dicas de português por e-mail é necessário pagar.
Grata
Selma
9 fevereiro de 2011 as 14:57
Sou massagista e gostaria de mandar uma proposta para algumas empresas para atender os funcionários no seu local de trabalho.
Por favor, gostaria de saber como montar o e-mail.
Grata
Selma
16 março de 2011 as 16:46
Obrigada pelas orientações com certeza foi de grande valia.
Grata
Cristiane
6 abril de 2011 as 9:37
Prof, ótimo artigo. Deixo minha sugestão para um artigo específico sobre as saudações e despedidas mais indicadas para o uso profissional do e-mail. Nunca sei se é correto, e de boa postura, escrever coisas como “desde já agradeço”, “no aguardo”, etc. Obrigado.
24 abril de 2011 as 23:24
Gostei muito de suas dicas e, se me permitir, utilizarei em minhas aulas – claro que sempre citarei sua coluna.
Obrigada.
14 maio de 2011 as 16:31
Prezados, boa tarde!
Gostaria de saber qual a forma correta de começar o texto?Nestes dois exemplos abaixo temos primeiro:Olá,na outra linha letra minúscula e o segundo Prof. André, letra maiúscula na outra linha…Qual o correto na outra linha maiúscula ou minúscula depois da vírgula da linha de cima???
Obrigada.
Selma
Olá,
gostaria de saber se para receber dicas de português por e-mail é necessário pagar.
Grata
Selma
Prof. André,
Esse tipo de orientação é grande valia. Reconhecidamente, a maioria da população tem insegurança quando da elaboração de um texto. A falta de uma boa base na formação escolar atinge a maioria. Parabéns por preencher essa lacuna na vida de muitos, inclusive à minha.
19 maio de 2011 as 16:54
Olá tenho que fazer um trabalho de faculdade sobre a modernidade e tem que ser feito através de um e-email, teria como me dar umas dicas
obrigada!!
17 agosto de 2011 as 16:28
Olá, foi de grande ajuda, realmente temos que ser claro e concisos em nossos textos.
6 setembro de 2011 as 8:45
Prof. André
Bom dia!
Na finalização das mensagens de e-mail, o que esta correto;
Abraço ou Abraços
Atc.,
Wanderley
2 outubro de 2011 as 20:34
Tive boa orientação !