Como escrever um bom e-mail, em 6 passos

Escrito por em Escrever melhor: Básico

Você anda com problemas ao escrever e-mails no trabalho ou para a família? Aqui estão 6 passos que vão ajudar na hora de mandar aquela mensagem importante, sem ser mal entendido.

1. Escreva e-mails curtos

Deixe seu e-mail tão curto quanto for possível. Escrever um e-mail longo é o caminho pra que duas coisas aconteçam:

  1. Você nunca receba uma resposta pois…
  2. seu e-mail nunca será lido.

A rapidez com que digitamos faz com que seja fácil demais escrever uma longa e cansativa mensagem para outra pessoa. Se você tivesse que escrever e-mails à mão, seria muito mais suscinto. Reduza seu e-mail para o que for essencial. Claro, isso é mais difícil do que você pensa; uma vez Abraham Lincoln disse:

Eu não tive tempo para escrever uma carta mais curta, ao invés disso eu escrevi uma longa.

2. Limite o e-mail a apenas um assunto

Nunca escreva um e-mail que fale sobre vários assuntos. Se você quer uma resposta, você tem que fazer com que essa seja uma tarefa fácil para a outra pessoa — a melhor maneira de fazer isso é não sobrecarregá-la com um monte de coisas.

Se você tiver vários assuntos não relacionados para falar, a melhor maneira é enviar vários e-mails separados.

3. Escreva e-mails claros

É muito fácil de interpretar e-mails do jeito errado. Por isso, tenha certeza de que seu e-mail é tão claro, direto e fácil de entender quanto possível. Isso significa evitar abreviações, tomar cuidado com a gramática, entre outros. Isso pode parecer chato, mas tomar cuidado com esses detalhes pode fazer grande diferença (ainda mais se você estiver escrevendo para seu chefe!).

A parte mais difícil é ter certeza de que você está explicando exatamente o que você pensa. É muito fácil esquecer de que o conhecimento que você tem não é o mesmo que a outra pessoa tem. Antes de escrever o e-mail, coloque-se no lugar do outro — pense sobre a melhor forma de explicar aquilo para alguém que não está tão familiarizado com aquele assunto quanto você.

Quando responder um e-mail, mantenha o texto original ao qual você está respondendo, isso ajuda a tornar as coisas claras.

4. Informe exatamente o que você quer

Se você quer que algo seja feito, peça. Termine cada e-mail como se fosse o item de uma lista que você precisa. Não force a outra pessoa a ficar procurando no meio dos seus parágrafos sobre as coisas que ela deve fazer. Um exemplo, você escreve o e-mail, e no final diz:

Resumindo, eu preciso disso:

  • Arrume as gavetas do escritório
  • Ligue para o serviço de limpeza

5. Escreva o assunto depois de terminar o e-mail

O assunto costuma ser uma parte negligenciada nos e-mails. Geralmente é a primeira coisa que você escreve, antes mesmo de você saber exatamente sobre o que falará a mensagem. É por isso que geralmente os assuntos são vagos ou inúteis, como “Oi” ou “Bom dia!”.

Escreva a mensagem para saber exatamente do que se trata, só então volte lá em cima e escreva o assunto do e-mail.

6. O(s) destinatário(s) é a última coisa que você deve escrever

Ao esperar até o último momento para escrever o destinatário você se previne do embaraço de enviar um e-mail pela metade ou de falar coisas que não deve para pessoas que não deve. Isso é importante especialmente quando há algum tipo de reclamação no corpo da sua mensagem.

Exemplo de e-mail mal escrito:

Assunto: Ei!
Lembra daquilo que falamos outro dia?  Eu preciso saber mais coisas pra fazer aquilo, o que você acha do novo lugar?

Esse é um e-mail terrível. O assunto não dá indicação sobre o que está escrito. A mensagem assume que a outra pessoa lembra o que foi conversado anteriormente, combina dois tópicos diferentes e ainda termina com uma pergunta mal feita.

Vamos ver uma forma de melhorar essa mensagem, tornando-a clara, precisa e informativa.

Assunto: Re: Novo local para o seminário – sobre o que falamos ontem sobre a mudança do lugar para o seminário de 30 de agosto.

Você poderia dizer-me, por favor:

  • O nome e o endereço do novo local
  • Você acha que o espaço é adequado para 500 pessoas?

Esse está muito melhor. O assunto lembra a outra pessoa sobre o que foi falado e a mensagem diz exatamente o que precisa, de forma clara e direta.

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51 respostas

  • Mais uma vez, André, excelentes dicas. Muitas delas servem, inclusive, para outros textos que escrevemos no dia-a-dia. Às vezes ficamos preocupados demais com nossos próprios pensamentos e esquecemos de pensar em quem vai ler o texto, que no final das contas é o mais importante.
    Aproveitemos a data para pensar um pouco mais no próximo. Feliz Natal para você e para os seus.

    Abraço,

    Pablo
    http://cadeorevisor.wordpress.com

  • Prof. André

    É verdade Pablo. Obrigado pela contribuição e, já que estou atrasado para desejar boas festas, espero que elas tenham sido ótimas para você e sua família!

    Abraço!

  • Wanderson Teixeira Rigotti

    Prezado, boa tarde!

    Gostaria de divergir sobre a resposta dada ao “Exemplo de e-mail mal escrito”.

    Talvez no lugar da resposta utilizada, poderia ser utilizado o seguinte:

    Assunto: Seminário – Mudança de local.

    Mensagem:

    Prezado João, gostaria da sua opinião sobre o novo local do evento.

    A capacidade e a localização são assecíveis?

    Atenciosamente,

    (Nome do remetente e demais dados pertinentes)

  • Ellen Paula da Silva

    Parabéns, suas dicas foram de grande ajuda.
    Obrigada.

  • lara

    Eu adorei as dicas…Tens dicas de como escrever cartas?
    obrigada *-*

  • leila

    Preciso fazer um seminário sobre comunicação empresarial e não encontro informações de como escrever um fax comercial. Quais informações voçe tem? desde de já obrigada

  • Fernanda

    Olá Pablo….

    Agradeço pelas dicas,foi de grande ajuda.

    Um abraço

  • Catarina

    Oi boa noite, gostei das dicas de como mandar emai. Mas! se me mandarem exemplos de como iniciar um email eu agradeço.

  • Excelentes dicas. A parte mais chata de receber e-mails sem noção alguma, é de as pessoas não saberem usar alguns recursos de seu provedor de e-mails, por exemplo o Cco. É triste abrir um e-mail e ver uma centena de endereços antes da mensagem propriamente dita.

    Abraço!

  • Cristiane

    Gostei dos 6 passos de como escrever um e-mail.
    Obrigada,
    Cristiane

  • daniela

    adorei as explicaçoes.

  • daniela

    eu odeio receber e-mail grande e sem naçao obrigado pelas dicas.

  • Ernani F.Duarte

    Prof. André,
    Esse tipo de orientação é grande valia. Reconhecidamente, a maioria da população tem insegurança quando da elaboração de um texto. A falta de uma boa base na formação escolar atinge a maioria. Parabéns por preencher essa lacuna na vida de muitos, inclusive à minha.

  • Elissandra

    Preciso direcionar um e-mail para uma empresa aos cuidados de uma pessoa .
    Como e onde eu escrevo

  • Selma

    Olá,

    gostaria de saber se para receber dicas de português por e-mail é necessário pagar.

    Grata
    Selma

  • Selma

    Sou massagista e gostaria de mandar uma proposta para algumas empresas para atender os funcionários no seu local de trabalho.

    Por favor, gostaria de saber como montar o e-mail.

    Grata
    Selma

  • Cristiane

    Obrigada pelas orientações com certeza foi de grande valia.
    Grata
    Cristiane

  • Rodrigo F

    Prof, ótimo artigo. Deixo minha sugestão para um artigo específico sobre as saudações e despedidas mais indicadas para o uso profissional do e-mail. Nunca sei se é correto, e de boa postura, escrever coisas como “desde já agradeço”, “no aguardo”, etc. Obrigado.

  • Kelly Dantas

    Gostei muito de suas dicas e, se me permitir, utilizarei em minhas aulas – claro que sempre citarei sua coluna.

    Obrigada.

  • selma regina pereira

    Prezados, boa tarde!
    Gostaria de saber qual a forma correta de começar o texto?Nestes dois exemplos abaixo temos primeiro:Olá,na outra linha letra minúscula e o segundo Prof. André, letra maiúscula na outra linha…Qual o correto na outra linha maiúscula ou minúscula depois da vírgula da linha de cima???
    Obrigada.
    Selma

    Olá,
    gostaria de saber se para receber dicas de português por e-mail é necessário pagar.

    Grata
    Selma

    Prof. André,
    Esse tipo de orientação é grande valia. Reconhecidamente, a maioria da população tem insegurança quando da elaboração de um texto. A falta de uma boa base na formação escolar atinge a maioria. Parabéns por preencher essa lacuna na vida de muitos, inclusive à minha.

  • Leonice

    Olá tenho que fazer um trabalho de faculdade sobre a modernidade e tem que ser feito através de um e-email, teria como me dar umas dicas
    obrigada!!

  • SONIA

    Olá, achei muito interessante essas dicas de como escrever um email.
    No meu serviço sempre mando email para clientes, e o que chamou a atenção foi escrever primeiro a mensagem e depois pensar no assunto, sempre fiz ao contrario, obrigada!

  • Meire

    Olá, adorei as dicas, tem mais?
    Obrigada.

  • jacqueline

    Olá, foi de grande ajuda, realmente temos que ser claro e concisos em nossos textos.

  • esmeraldino wanderley

    Prof. André
    Bom dia!
    Na finalização das mensagens de e-mail, o que esta correto;
    Abraço ou Abraços

    Atc.,
    Wanderley

  • Tadeu

    Tive boa orientação !

  • Gustavo

    Bom dia!

    O e-mail e um simples resumo de uma redação com inicio(Objetivo),meio(Desenvolvimento) e final(conclusão)?
    Posso detalhar minuciosamente o assunto no escopo com fotos,desenhos?

  • stéfane

    Como fasso para receber essas dicas por email ?

  • jhonatas angellin

    Agradeço suas muito suas dicas, prometo que vou fazer bom uso delas,
    E que DEUS te ilumine…

  • DALILA

    E correto mandar um e-mail primeiro desejando uma boa tarde, bom dia ou boa noite e depois que deixar bem claro o que quer e ser direto,
    é correto deixar um obrigada no final?

  • thayanne

    Olá preciso fazer um trabalho sobre o tema por mail.
    mas a professora só quer um recado e não um cartaz
    obrigada.

  • Elisangela

    Muito boas as dicas , gostei muito.

  • ediney

    gostaria de saber como começo um email para mim mandar a empresa que trabalho para mim falar de um feriado que vai ter na cidade

  • Renato Guimaraes Rocha

    Bom dia, gostei muito das dicas ,parabéns!!!

  • patrik ribeiro

    Eu estou com um pouco de dificuldade de escrever o email no trabalho

    Poderia medar umas dicas obrigado.

  • Paulo Amorim

    Prezado,
    Preciso de ajuda.
    Como escrever e-mail de cobrança ao cliente sem causar constragimento.
    Obrigado.

    Att.

    Paulo Amorim.

  • ilza

    Bom Dia!!!!

    Preciso de ajuda.
    como escrever e-mail de cobramça ao cliente causar constragrimento.
    Obrigaga.

    Grata,

    ILZA

  • ILZA

    Olá Prezado!

    Olá, achei muito interessante essas dicas de como escrever um email.
    No meu serviço sempre mando email para clientes, e o que chamou a atenção foi escrever primeiro a mensagem e depois pensar no assunto, sempre fiz ao contrario.

    Obrigada!!!!

  • paty

    olá gostatia que você me manda-se uma dica de como escrever um email para o meu ex patrão. pedindo pra que eu possa ter uma nova oportunidade em sua empresa. mais sem dizer diretamente isso.. gostaria muito da sua resposta

  • Simone

    Boa tarde!

    Prof. André, adorei suas dicas! O problema é que o meu patrão na maioria das vezes é quem dita os e-mails, e eles são longos , cansativos e verborrágicos. Não sei como dizer isso a ele sem correr o risco de perder o meu emprego.

  • Priscila

    Preciso redigir um email falando sobre uma duplicata que venceu em março/2012 e o cliente enviou uma ordem de fornecimento do msm material data de 20/08/2012 sendo que foi comprado em março vencendo em abril, isso ele fez p/ fingirem que estão na data do pagamento.
    Enviei um emaul muito vago..minha diretoria falou um monte, pedindo p/ eu contesta-los no email pq a data n esta correta etc.
    Segue abaixo email que estou tentando fazer, mas acho q n esta bom, me ajudem.Obrigada.
    Alexandre,

    Gostaríamos de saber por qual motivo a autorização de fornecimento está com data de 20/08/2012 sendo que o material foi solicitado e retirado em Março/2012, portanto precisamos que nos envie a ordem de fornecimento com a data correta da solicitação, onde foi acordado o pagamento ser feito 30 dias após a retirada vencendo em 21/04/2012, como foi informado pelo Sr. Rodrigo o pagamento não foi efetuado na data do vencimento porque a Sra. Camila saiu da Eletronuclear, portanto não podemos arcar com as multas e juros, sendo que o erro foi interno.

  • Karina

    E-mail de cobrança e dicas para e-mail comercial:

    Dica: nunca deixe claro que você pensa que seu cliente está agindo de má fé. Você vai questionar imaginando por exemplo que seu cliente pode não ter recebido a cobrança. Seja o mais educado possível. Leia e releia o que escreveu. Preste atenção na pontuação. Ponto e vírgula são muito importantes para que o leitor entenda o que você quer dizer. Quando estiver fazendo uma pergunta, use o ponto de interrogação. Muitas vezes, penso….será que a pessoa está me perguntando ou afirmando ?
    Sempre coloque o seu telefone para que a pessoa possa te retornar rapidamente, sem ter que ficar procurando o número.
    Seja objetivo e direto. Sendo politizado, não necessita de rodeios…

    Geralmente faço assim…. ex:

    Sr. Eduardo, bom dia.

    Por gentileza, verifique se o boleto de n. 000, referente a nota fiscal n. 98, com vencimento em 12/04/12, no valor de R$ 1500,00, encontra-se em aberto, pois para nós ainda não consta o pagamento.

    Caso já tenha sido feito, por favor envie-nos o comprovante para que o boleto possa ser baixado corretamente.

    No aguardo, (aqui o leitor entende que você espera uma ação dele…)

    Mariana Pedrosa
    Empresa XYZ
    Tel: (99) 9999-9999

  • Ágatha Albuquerque

    Olá,

    Gostaria de uma explicação técnica, para entender a razão pela qual a vírgula é colocada tantos nas frases iniciais quanto nas frases finais de Emails.

    Obrigada.

  • José Albino Neto

    Muito bom este site.

  • Bruna Da Silva

    Gostaria de Saber como posso escrever um Email para a mudança de curso que eu escolhi para o vestibular ?

  • josivaldo soares da silva

    olá! eu sou lide de equipe, gostaria que você me manda-se uma dica de como escrever um e-mail para o meu patrão, das atividades que eu e minha equipe executou durante o dia.

  • Alvaro Pompeia

    Pois é Wanderson. Não acho que seja correto o divergir mas uma nova forma de escrever sobre o assunto. Ficou bom também. O que foi dito como norma de se verificar a gramática é importante. Erros na escrita de palavras ou de concordância faz com que quem receba preste mais atenção ao erro do que ao assunto tratado. As pessoas ficam chateadas quando corrigidas. No caso você usou uma palavra grafada erroneamente: “assecíveis” em lugar de acessíveis. Basta usar a correção gramatical que as palavras erradas ficam assinaladas em vermelho.
    Abraços.

  • Janaina Falcão Monteiro

    Gostaria de sua ajudar de como devo mandar um e-mail para um advogado sou novata no escritório e estou perdida.

  • Prof. André,

    Achei ótimas as suas dicas.
    Tenho uma colega de trabalho que economiza muito a acentuação e finalização de e-mail, muitas vezes, mal entendidas.
    Uma delas que acaba me deixando em dúvida é a questão do “Grata”.
    A forma correta de usar o “grata” para finalizar um e-mail é:
    “Grata!” (a que ela usa) ou “Grata,” (eu uso desta forma) ou ainda “Grata.” ?

    Grata,
    Zenaide

  • Anderson Barbosa Garcez

    Bom dia!

    Trabalho na area que estudo Marketing e sua orientacao foi muito significativa.

  • Fatima

    Boa Tarde !

    por favor precido de um e-mail para agradecimento de cortesia de parceiros . Como fazer ?



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